Admin Executive Assistant

PT Global Solutions, sebuah perusahaan multinasional terkemuka di Jakarta, sedang mencari seorang Admin Executive Assistant yang teliti untuk mendukung eksekutif tingkat atas dalam lingkungan yang dinamis. Anda adalah seorang profesional yang terorganisir dengan baik dan proaktif yang mencari kesempatan untuk berkontribusi dalam lingkungan kerja yang menantang. Di sini, Anda akan bertanggung jawab untuk mengelola jadwal eksekutif, mengatur pertemuan, dan memastikan semua kebutuhan operasional berjalan lancar.

Bekerja di PT Global Solutions berarti menjadi bagian dari tim yang berkomitmen untuk inovasi dan keunggulan. Kami menawarkan lingkungan kerja yang mendukung pertumbuhan profesional dan perkembangan karir yang berkelanjutan. Dengan pengalaman bertahun-tahun dalam administrasi eksekutif, Anda akan memiliki akses ke berbagai pelatihan dan sumber daya yang diperlukan untuk berkembang.

📋 Tanggung Jawab Pekerjaan

• Mengelola jadwal dan agenda eksekutif tingkat atas dengan menggunakan Microsoft Outlook dan sistem manajemen konten seperti SharePoint.
• Mengatur pertemuan dan acara, termasuk mengirim undangan, mengatur ruang, dan memastikan semua detail logistik.
• Memproses dan mengelola dokumen-dokumen penting dengan menggunakan Adobe Acrobat dan sistem manajemen dokumen seperti DocuSign.
• Memberikan dukungan administratif untuk proyek-proyek khusus, termasuk koordinasi dengan berbagai departemen dan penyedia layanan eksternal.
• Mengelola komunikasi internal dan eksternal, termasuk mengirim email, membuat laporan, dan memastikan semua informasi disampaikan dengan tepat waktu.
• Memantau dan memastikan semua kebutuhan operasional berjalan lancar, termasuk pengelolaan inventaris, pemesanan, dan pengadaan.
• Memberikan dukungan administratif untuk acara-acara khusus, termasuk koordinasi dengan vendor, pengelolaan anggaran, dan pemantauan pelaksanaan acara.
• Memastikan semua kebijakan dan prosedur perusahaan diikuti dengan benar dan memberikan dukungan administratif untuk pelaksanaannya.

🎓 Kualifikasi & Syarat

• S1 atau D4 dalam bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
• Minimal 5 tahun pengalaman dalam administrasi eksekutif atau posisi serupa.
• Pengalaman menggunakan Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) dan sistem manajemen konten seperti SharePoint.
• Pengalaman menggunakan Adobe Acrobat dan sistem manajemen dokumen seperti DocuSign.
• Kemampuan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tertulis.
• Kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang baik.
• Kemampuan untuk bekerja dalam lingkungan yang dinamis dan beradaptasi dengan cepat.
• Kemampuan untuk bekerja secara independen dan dalam tim.

🛠️ Keahlian

Lowongan Terkait